Make your own free website on Tripod.com

EŞGÜDÜMLEME

Hazırlayanlar

Celalettin GÜNEŞ

Bahadır GÜLBAHAR

Murat DÜZ

İÇİNDEKİLER

EŞGÜDÜM ( KOORDİNASYON) *

Merkezden ve Yerinden Yönetim *

Eğitimde Koordinasyon *

İşbirliği *

Güdülenme *

Etkileme *

Yöneltme *

Özendirme *

Gözdağı *

Eşgüdümleme İlkeleri *

Eşgüdümleme Organları *

Eşgüdümleme Türleri *

Eşgüdümlemenin Sağladığı Yararlar *

Etkili Bir Eşgüdümleme Sağlamanın Yolları *

 

 

 

 

 

EŞGÜDÜM ( KOORDİNASYON)

Koordinasyon örgütteki madde ve insan kaynaklarının birleştirilmesi, bilgi, ve becerilerin uzlaştırılması ve bu yollarla örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılan eylemleri kapsar. Koordinasyonun iki görevi verme ve yöneltmedir. Koordinasyon bir girişime katılanların birbirinin eyleminden haberli olmasını öngörür. Bu bakımdan aynı amaçların paylaşılmasını gerektiren işbirliği kavramı ile karıştırılmamalıdır. Merkezden ve yerinden yönetim anlayış ve tutumlarının, koordinasyon üzerindeki etkileri büyüktür. Genel olarak, merkezden yönetim ilkesi yetkinin aktarılması biçiminde yorumlanır. Buna karşılık örgütün genişliği, görevlerin yeknesaklığı, zorunlu davranışlar ve yöneticinin iktidar hırsı gibi etkenler merkezden yönetimi yaşatır. Gerçekte bu iki kavramın uygulanmasındaki fark, yöneticinin bunları anlayış farkına bağılıdır. Yönetici merkezden yönetim düzeni içinde yerinden yönetim ilkesini izleyeceği gibi, yerinden yönetimi öngören bir düzen içinde de merkezden yönetim çalışma ve havası yaratabilir. Zaten hiçbir örgüt tüm merkezden veya yerinden yönetilemez ve genellikle ikisinin karışımı uygulanır. Fakat bu karışımda, hangi kavram ağır basıyorsa, örgütün ona göre işlediği kabul edilir.

Eğitimde bu iki kavramın uygulanma oranını, uzmanlık birim ve personelinin niceliği, niteliği ve yöneticinin bunlara verdiği önem belirler. Çeşitli öğelerin etkilediği okul yönetiminde akıcı güç ve grupları dengede tutabilmek zorunluğu koordinasyon eyleminin önemini özellikle arttırır. Bu yüzden okul yöneticisi koordinasyon planında bütün bu öğeleri kapsamalıdır. Böylece, onların bu planı anlama ve kabul etmesini sağlamış, planın uygulanmasını kolaylaştırmış olur. Okul yönetimi okulu etkileyen öğelerin bir kısmını da bu planın dışında bırakırsa, ya bu öğeler ile uğraşmak zorunda kalacak, yahut plan içi ve dışı olmak üzere meydana gelen iki grup arasında kalacaktır. Bu öğelerin değerlerini ve davranışlarını okulun yararına olarak uzlaştırmak veya dengeleştirmek, koordinasyon ilke ve tekniklerini bilmekle olanaklıdır.

Uzmanlaşmanın yarattığı bağımlılık, koordinasyonun gereğini arttırır. Uzmanları koordine etmek girişimi, gelecekte uzmanların yarattığı bağımlılığın düzenlenmesi demektir. Koordinasyon süreci bazı ilkelere bağlanmıştır. Dolaysız ilişki ilkesi, koordinasyonun kişiler arası ve yatay ilişkiler yoluyla gerçekleştirilmesini öngörür. Erkenlik ilkesi, koordinasyonun politika ve planlarla başlamasını gerektirir. Koordinasyon durumlarında etkenlerin karşılıklı çalıştırılması etkileşim ilkesini yaratır. Koordinasyonu sağlama yöntemi ise, dikey olmaktan çok yatay düşünülmelidir. Koordinasyonu sağlamanın başlıca üç yolu vardır. Emir yoluyla koordinasyon, klasik ve tek adam yönetimindeki örgütlerin özelliğidir. Böyle bir durumda katılma ve yenilik azalır. Hızla gelişen uzmanlaşma, bu tip koordinasyonu geride bırakmıştır. Grup yoluyla koordinasyon, üyeyi informal örgüte bağlayan bağlar yoluyla koordine etmektir. Çünkü örgüt üyenin tek amacı durumuna sokulduğu zaman, totaliter bir devlet niteliğine girmiş olur. Bağımlılığın tanınması yoluyla koordinasyon ise, özellikle teknik koordinasyon için olanaklı ve önemlidir. Fakat bu tip koordinasyonun sağlanabilmesi için, örgütteki olanaklar, ödüller ve statüler eşit biçimde dağıtılmış olmalıdır.

Bu konudaki bir çok anlaşmazlıklar, koordinasyon ile işbirliği (kooperasyon) kavramlarının karıştırılmasından doğmaktadır. Bu bakımdan önce koordinasyon sürecini kavramlaştırmak yararlı olacaktır. Koordinasyon önceden kararlaştırılmış amaçları gerçekleştirmek için, madde ve insan kaynaklarının birleştirilmesi sürecidir. Böylece koordinasyon, amaçlara dönük güçlerin bir araya getirilmesi girişimi olarak görülmektedir. Başka bir açıdan, koordinasyon bir uzlaştırma eylemi tanımına da sokulabilir. Bir örgütte birbirine aykırı beceri ve yararlar bulunur. İşte birbirine çok zaman aykırı bu uzmanlık bilgileri ile yararlarının uzlaştırılması ve amaçlara çevrilmesi bir koordinasyon sürecidir. Koordinasyon bir örgütün doğmasına neden olan ve yaşamasını sağlayan süreçlerden biridir. Örgütün amaçlarını en iyi gerçekleştirecek biçimde, karşılıklı ilişkilerini de dikkate alarak, çeşitli kaynak ve hizmetleri verir ve yöneltir. Bu bakımdan koordinasyon sürecinin iki görevi verme ve yöneltme olarak görülebilir. Ayrıca koordinasyon, kararların gerçekleşmesini de sağlayan bir eylemdir, çünkü karar süreci uygulama aşamasına geldikten sonra, bir koordinasyon sorunu olur. Koordinasyonun sağlanması için yaralanılacak güçler arasında; yasalar, gelenekler, bilgi, beceri, ahlak ve rol gibi yönetim kavramları sayılabilir. Koordinasyonun gerçekleşmesine etki yapan etkenler ise, örgütün maçaları, alanı, personelin yeterliği ve zaman öğesidir. Bir çok örgütlerin piramit bir yapıya girmiş olmalarının nedeni de, bireysel davranışların koordine edilmesi gereğinden ve kontrol alanının sınırlı oluşundandır.

Bu açıklamalar birbirine yakından bağlı ve fakat aynı anlamda olmayan koordinasyon ve işbirliği kavramlarını da ayırmaktadır. İşbirliğine katılanlar aynı amaçlarla davranırlar, fakat birbirlerinden haberli olmazlarsa, eylemleri de etkili olmaz. Böylece eyleme katılmak gerekiyorsa, bunu sağlayacak olan koordinasyondur. Şu halde işbirliği katılanların aynı amaçları paylaşması, halbuki koordinasyon katılanların birbirinin eylemlerinden haberli olmasıdır. İşbirliğinin sürmesi iki koşula bağlıdır. Birincisi ortak amacın gerçekleştirilmesidir, sosyaldir, kişisel değildir. İkincisi ise gereksemelerin karşılanmasıdır, bireysel ve kişiseldir. Bunlardan birincisi amaçların gerçekleşme derecesi, ikincisi ise işbirliği yapan bireylerin sayısı ile ölçülür. Böylece işbirliğinin yaşaması, sistemin bütün amaçlarının ve özendirme öğelerinin bireyler arasında dağıtımını öngören birbirine dayalı iki eyleme bağlıdır. Bunlardan birisi veya ikisinin birleştirilmesi hatalı olunca, işbirliği gerçekleşmez.

İşbirliğinin gerçekleşmesi için alınacak önlemler, uygulama birimlerine gereken yetkiyi verecek derecede yerinden yönetim kurulması, örgütte hiyerarşinin yassıltılması, karar sürecine katılma ve uzmanlık hizmetlerinin sağlanmasıdır. Koordinasyonun gerçekleşmesi için de, önce bütün üyelere dönük bir plan yapılmalı , bu plan ilgililerce anlaşılıp kabul edilmeli ve hepsi bu planı uygulamaya istekli olmalıdır. İlk iki aşamada karar, planlama ve iletişim, üçüncüde ise etki süreçlerinden yararlanılır.

Merkezden ve Yerinden Yönetim

Koordinasyon konusunda aydınlatılması gereken iki kavramda, merkezden ve yerinden yönetim görüşleridir. Bunların yanlış anlaşılmalarının nedeni, çoğu kez yüzeyde alınmış olmalarıdır. Örneğin bir okul müdür bir memuru atayabiliyor ise, bunu yerinden yönetim sayar, atayamıyor ise merkezcilikten yakınır. Aslında, yerinden yönetim ilkesi, yetkinin aktarılmasını öngörür. Fakat özellikle bozuk düzen örgütlerde yetkilerin dağıtılabilmesi için, önce toplanması gerekir. Yani karar verme yetkilerini üst basamaklarda toplamak, yerinden yönetim ilkesine aykırı değildir. Bu ikisini karıştıran yönetici, karar yetkisi ile karar görevini birbirinden ayıramayan yöneticidir.

Yerinden yönetimi güçleştiren etken, merkezden çıkan ve merkeze giden güçler arasındaki çatışmadır. Merkezdekiler alt basamakların hata yapacağından korkarak yetkilerini aktarmak istemezler. Gerçekte bu davranış, alt basmaklardan çok yeni tekniklere güvensizliğin bir ürünüdür. Alt basamaklardaki özellikle uzmanlık birimleri ve personeli de serbest çalışabilmek için çırpınırlar. Merkezcilik ilkesini yaşatan etkenler; örgütün genişliği, belirli görevlerde uzmanlaşma, bazı zorunlu davranışların yararı, tekdüzelik ve merkezdekilerin iktidar hırsıdır. Bunlara karşılık, karar sürecinde yerinden yönetim gerektiren nedenler de vardır. Sadece bir birime etki yapacak kararlar o birim düzeyinde alınmalıdır, çünkü problem ile ilgili enformasyonun büyük bir kısmı o düzeyde bulunmaktadır. Ayrıca, en alt düzeyde verilebilen kararlar, kendilerine tanınmış olan yetki dolayısıyla, o düzeydeki yönetici ve astlar için de, bir özendirme ve başarı öğesi olur.

Eğitimde Koordinasyon

Eğitimde merkezden veya yerinden yönetim oranı uzmanlaşma üzerine kurulur, çünkü uzmanlık hizmetleri her yere götürülemeyecek kadar pahalı, personeli ise azdır. Ayrıca, yönleri çeşitli, kaynakları dağınık ve güçleri akıcı olduğundan, eğitim girişiminde koordinasyon süreci, sistemin önemli bir mekanizmasını oluşturur. Bu mekanizmanın iyi işlemesi sistemin amaçlarının üyeler tarafından iyi anlaşılması ve benimsenmesine, her birinin kendi payına düşen göreve ve sorumluluğu açıkça bilmesine ve yöneticinin bu kavramın örgüt üzerindeki derin ve geniş etkilerini önceden anlamış olmasına bağlıdır.

Bir eğitim örgütünde, koordinasyonu sağlamaya yarayacak koşullardan bazıları şöylece özetlenebilir:

Görevsel bir yönetim yapısı,

Görevleri ve ilişkileri açıkça belirten bir örgüt şeması,

Yazılı politika ve tüzükler,

Etkili bir iletişim sistemi,

Koordinasyon birimi ve uzman personel,

Yazılı plan ve programlar,

Yetkinin kendi kavram ve ilkeleri içinde kullanılması,

Düzenli raporlar ve kayıtlar,

Problemlerin gerektirdiği uzmanlık komiteleri,

Moral eğitimi. ( Okul yönetiminde yeni yapı ve davranış,ziya bursalıoğlu)

Eşgüdümleme ( İ.E. başaran)

Tüm örgütlerin ortak sorunu örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için işgörenlerin etkin bir biçimde çalıştırılamamasıdır. Örgütlerin bu önemli sorununun altında birçok nedeler yatmaktadır. Ama bunlardan ikisi. bu nedenlerin en önemlisidir: Birincisi, işgörenlerin işlerini yaparken ilgili işgörenlerle güçbirliği yapamamalarıdır. İkincisi ise, işgörenlerin işlerini yapmaya karşı isteksiz davranmalarıdır. İşgörenlerin güçbirliği yapmada ve işlerine karşı güdülenmede zorluk çekmelerine ilişkin belirtiler, örgütte eşgüdümlemenin yönetimce gerektiği gibi yapılamadığının göstergesidir.

Eğitim işgörenlerinin okulda güçbirliği yapmalarını ve eşgüdüm içinde çalışmalarını gerektiren pek çok eğitim ve yönetim görevleri vardır.

Eşgüdümlemenin Tanımı

Eşgüdümleme, okulda bulunan tüm güçleri birbirine uyumlu biçimde eğitim amaçlarını gerçekleştirmeye yöneltmedir.

Eğitim işgörenlerinin eşgüdümlenmesi ve eşgüdüme uygun ortamın yaratılması, okul yönetmeninin görevidir. Okul yönetmeni, okulun amaçlarını gerçekleştirmeye elverişli bir eşgüdümü sağlayamadığı sürece, okulunda eğitim işgörenlerinin güç birliği ve isteği ile yapılması gereken işlerde başarı gösteremez. Bu yüzden, eğitim yönetmeni, işgörenleri eşgüdümlemede becerikli olmak zorundadır.

Okulda insangücü ite birlikte makinelerden. araç gereçlerden sağlanacak güçler de vardır. İnsangücüne kimi kez öğrencilerin gücü de katılır. Eşgüdüm; okulda bulunan ve okulun amaçlarını gerçekleştirmek için gereken her türlü güçleri konu edinmektedir.

Okulda eşgüdümleme sürecinin en önemli görevi, öğrencilerin eğitimi için eğitim işgörenlerinin çalışmalarını birbirine uyumlu kılmaktır.

Öğrencilere kazandırılacak herhangi bir yeterlik için, öğrenciye dersi olan tüm öğretmenlerin, bu yeterliği oluşturmada gereken eylemleri zamanında ve yeterli etkileşimle, eşgüdüm içinde yapmaları zorunludur.

Eşgüdümlemeye gerek duyma, örgütlemeyle yapılan işbölümünün sonucunda ortaya çıkar. Eğer bir iş, bir işgörence başından sonuna kadar yapılıp bitirilecekse, bu iş için eşgüdümlemeye gereklilik yoktur. Ama bir iş bir işgörence tamamlanamayacak ise bu işin birden çok işgörence yapılması doğaldır. Bir iş birden çok işgörene bölününce işin gereği gibi yapılabilmesi için de işgörenlerin eylemlerinin ve işlemlerinin birbirine uyumlu olması zorunludur. Bir okulda, öğrencilerin eğitimi için birden çok işgören çalıştığı sürece bunların arasında eşgüdümün sağlanması gerekmektedir. Böylece, işbölümü ile parçalara ayrılan bir iş, eşgüdümleme ile yeniden bütünleştirilmeye çalışılmaktadır.

Aynı işi yapmayı paylaşan işgörenlerin eylem ve işlemleri iş bütünlüğünü sağlamak için eşgüdümlenmektedir.

Eşgüdümleme sürecinin oluşmasına yardım eden başka kavramlar da vardır. Bunlar işbirliği, güdülenme, etkileme, yöneltme ve özendirmedir. Bu kavramların her biri, ayrı ayrı yönetsel amaçlar için kullanılabilen kavramlardır. Su kavramlar eşgüdümleme sürecinin oluşturulması için de gerekmektedir. Eşgüdümleme açısından bu kavramların anlamı aşağıda açıklanmıştır.

İşbirliği

Örgüt, bir kişinin yalnız başına yapamayacağı bir iş olduğu zaman ortaya çıkar. Örgütte, bir işin (ürünün) ortaya çıkarılması için birden çok insan çalışır. Başka bir deyişle, belli bir amaç için bir den çok işgörenin işbirliği içinde çalışma ı gerekmektedir. İşbirliği yapan işgörenlerin amaçları birleşmekte ve tümü de aynı amaçlan paylaşmaktadırlar.

Okul, aynı eğitim amaçlarını paylaşan eğitim işgörenlerinin oluşturduğu bir örgüttür. Öğrencilerin eğitimi sırasında her eğitim işgöreninin, başka eğitim işgörenlerinin yardımını gereksemesi doğaldır. Eğitim hizmetleri, bir bakıma. imece yoluyla, ortaklaşa bir çalışmanın ürünü olmak zorundadır. Çünkü öğrencilerin eğitimi bir insanın bilgi ve becerisi ile yapılamayacak kadar geniş bir alanı kapsar. Eğitimde değişik uzmanlığı olan pek çok insana gereklilik vardır.

İşbirliği, aynı amaçları paylaşan insanlar için bir sorumluluk yüklenmedir. İşbirliği aynı anda Devlet Memurları Kanuna göre yasal bir sorumluluktur. Yasaya göre, devlet memurları işlerinde ilgilerle işbirliği yapmakla görevlidirler.

Güdülenme

Güdülenme, işgörenin, kendine verilen görevi yapmak için çabaya girişmesi, gereken çabayı göstermesi ve bu çabayı sürdürmesidir. Bu tanımın özünü çaba kavramı oluşturmaktadır.

Çaba; insanın yeterliğine (bilgisine, becerisine) dayanarak, beden ve zihin gücünden bir kesimini bir işi yapmak için kullanmasıdır. Bir işi yapmak için girişimde bulunan insanın o iş için gereken çabayı göstermesi gerekir.

Güdülenmenin en can alıcı yanı bir işin yapılası için gereken çabanın işgörence sürdürülmesidir. Çünkü kimi işleri yarım bırakmak, niteliksiz yapmak, o işe hiç başlamamaktan daha tehlikeli olabilir. Eğitim bu tür işlerle doludur.

İşgörenin okul için gereken düzeyde çaba göstermeyi seçerek çalışmasını sağlamak yönetmenin işidir. Eğitim işgöreninin okulla tümleşmesi isteniyor; okulun amaçları için istenen çabayı harcaması gerekiyorsa, işinden sağlaması gereken gereksinimlerini karşılamak, okulun maçalarını gerçekleştirmek kadar önemlidir. İşgören , okulun amacını gerçekleştirmek için eğitim hizmetini üretirken kendi gereksinmesinin karşılandığını da görebilmelidir. Böylece işgörenin, okulun amaçları için çaba gösterme eğilimi artabilir.

İşgörenin, örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için çaba gösterme eğilimi olmadan, yönetmenin eşgüdümleme çabaları boşa gider.

Etkileme

Güdülenme bir işi yapma isteğinin insanın içinden gelemsidir. Etkileme ise, işgöreni istenen nitelikte ve nicelikte iş yapması için dışardan güdülemektir.

Etkilemenin kaynağı, yönetmenin sahip olduğu yetkidir. Üstün yetkisinin kaynağı ise, yasalar ile makamı, uzmanlığı ve kişilik özellikleridir.

Bir okulun işgöreni etkileme biçimi, okulun yönetim biçimine; içinde yaşadığı çevreye; bu çevreden alıp kullandığı kültürel değerlere göre değişir. İşgörenleri güdülemede bir tek en iyi yol yoktur. Uygulanan güdüleme yönteminin, işgörene uygun olup olmaması söz konusudur. Bir yönetmen, işgörenlere olumlu etkide bulunacak bir güdüleme yöntemi seçmelidir. Bunu yapabilmek için işgörenlerin kişiliğini iyi tanımalıdır.

Yöneltme

Yöneltme, eğitimin amaçlarını gerçekleştirmek için kararlaştırılan ve planlanan işlerin, amaçlanan doğrultudan sapmadan yaptırılmasıdır. Birbiriyle eşgüdüm içinde çalışmak zorunda olan öğretmenler için, yöneltme büyük önem taşır. Çünkü, işbirliği yapmak zorunda olan kişilerden birinin biraz sapma göstermesi, takımın gücünü azaltır.

Özendirme

Özendirme, bir işgörenin kendisi için konulan ölçülerin üstünde bir başarı elde etmesi için onu etkilemeyi anlatır. Özendirme okulda eğitim işgörenlerini daha çok parasal ödüller göstererek üstün başarıya ulaştırmayı amaçlar.

 

Yönetmen işgörenlerin eşgüdümlenmesini sağlamak için bir çok yöntem kullanır. Bu yöntemlerden önemli olanlar ve okullarda sıkça kullanılanlar aşağıda ele alınmıştır:

Gözdağı

Görevini gereken nicelikte, nitelikte yapamayan bir işgöreni, kötü eylemlerle yıldırmaya, kötü sonuçlarla korkutmaya gözdağı yöntemi denir.

 

 

 

İŞLETMELERDE EŞGÜDÜMLEME

Örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin birleştirilmesi ve ayarlanması sürecine eşgüdümleme adı verilir.

Uyumlaştırma, düzenleştirme koordinasyon da denilen Eşgüdümleme, kuruluşun tümlüğünü (bütünlüğünü) ve dolayısıyla varlığını sağlayan etmenlerin başında yer almaktadır.

Yönetimde eşgüdümleme, insanların çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı, ortaklaşa amaç veya amaçlara ulaşmak için yürütülen faaliyetlerin birbirlerini izlemelerini, bütünleşmelerini sağlamaktır.

İşletmelerde bireylerin ortaya koydukları çabalan grup ya da örgüt başarısı için ahenkli bir biçimde kanalize etmek, yönetimin temel amacıdır. Buradaki ahenk ya da uyum sağlama işi ise, yönetim olayının özünü oluşturmaktadır. İşletmecilik literatüründe bir yönetim işlevi olarak yer alan bu faaliyetler aslında bütün yönetim faaliyetleri içinde ayrılmaz bir parça, vazgeçilmez bir ilke gibi düşünüldüğünden, hemen bütün yönetim işlevleri temelde amaca ulaşmak için eşgüdümleme çabalarından başka bir şey değildir. Küçük işletmelerde eşgüdümleme sağlama, büyüklere göre nispeten daha kolaydır. Ancak, küçük işletmelerde eşgüdüm konusunda etkinliğin sağlanması işletme sahip/yöneticisinin, yönetim konusundaki yeteneği ve sistematik hareket etme gücü ile yakından ilgili görünmektedir (Budak, 1990; 34).

Eşgüdümleme sözcüğünün patolojik yanı alındığında göze çarpan nokta, "Farklılıkların Giderilmesi" anlamını içermesi olmaktadır. İşletmede teknik örgütleme deyimi ile anlatılan iş akışı ve üretim düzenlerindeki çelişki ve uyumsuzlukların uygun nokta]arı bulunarak, bu noktalar etrafında uyumlaştırılması da bir eşgüdümleme sorunu olmakla beraber, denilebilir ki, bireylerin görüş açıları arasındaki farklılıkları gidermek ve bireyler ile gruplar arasında amaç uyumu sağlamak, eşgüdümleme işlevini tanımlamak için yeterli olmaktadır.

Eşgüdümleme çabalarını işbirliği anlayışından da farklı görmekte yarar vardır. İşbirliği, herhangi bir işin yapılması sırasında bir danışma ve yardımlaşma anlamına gelirken, eşgüdümlemeyi, işlerin belirlenmiş yönlere yönlendirilmesi olarak düşünmek gerekir. Genel hatlarıyla işletmede eşgüdümlemenin sağlanması, önce örgütteki her işgörene amaçlar ve yöntemler arasındaki ilişkiler iyice anlatılarak ve ardından bireyin yaptığı işe sağladığı katkılar net bir biçimde açıklanarak mümkün olur. Burada işletmedeki tüm bölümler için saptanan hedefler ile işletmenin amaçları arasında da uyum bulunması gerektiği hatırdan çıkarılmamalıdır.

İşletme faaliyetlerini sürdüren yatay işletme birimleri, örgütsel işlevleri yerine getiren faaliyet merkezleri arasındaki uyumlaştırma gereği dikey hiyerarşi içindeki uyumlaştırmadan daha önemlidir. Amirler, diğer yöneticiler ya da yardımcılar, elde yapılmakta olan iş ve kullanılan malzeme arasında geçmekte olan işlemler, eşgüdümleme çabalarını da simgeleyen yönetim faaliyetleridir.

İlk eşgüdümleme çabalarının girişimin planlanması aşamalarından itibaren başladığı varsayımında da gerçek pay olduğu bilinmektedir. Yapılan çeşitli plânların birbirleriyle tutarlı olması, uyum sağlamanın ilk koşuludur. Eğer, planlar arasında uyum ve amaç birliği yoksa, dağınıklık her şeye egemen olur. Dağınıklık, işletmede etkinsizlik yaradır. Bu durum ise eşgüdümleme eksikliğinin en önemli belirtisidir.

İşletmede, çoğu zaman çeşitli bölümler kendi başarılarını en üst düzeye çıkartabilmek için eldeki olanakları diğer bölüm faaliyetlerini göz önünde bulundurmadan kullanmayı tercih ederler. Böylece bölüm amaçlan arasında farklılıklar ve tutarsızlıklar ortaya çıkar. Bunun sonucunda yönetimde, eşgüdümleme eksikliği baş gösterir ve başta zaman olmak üzere, işletmenin rekabet gücünü azaltan bir çok kayıp öğe girişimi güçsüz düşürür. Konuyu daha yakından anlayabilmek için bir basit analiz yapalım. Şöyle ki:

İşletmenin faaliyet alanlarına giren sorunların çözümlenmesi, şüphesiz örgütteki kademeler arasında iyi niyetli davranışlara ve işbirliğine bağlıdır. Yönetimde uzmanlaşma ilkesinin işletme içinde olduğu kadar işletme dışında da önemli birçok baskılar yarattığı bilinmektedir. Her bölümün uzmanlaşma nedeniyle bağımsız olarak vereceği kararlar, sorunlara oldukça tek yönden bakmaya, özellikle müşteriler üzerinde önemli bunalımlara yol açar. Kurmayı düşündüğümüz pazarlama sisteminin örgüt bakımından ana amacı, çeşitli bölümlerden gelen baskıların kanalize edilmesi ve eşgüdümü suretiyle müşterilere daha rahat nefes aldırmaktır. Çünkü işletmenin ana amacı, müşterileri çeşitli bakımlardan memnun etmek suretiyle kâr sağlamaktır.

Bu amaç, ancak bütün bölümlerce uyumlu çalışılarak gerçekleştirilebilir. Kaldı ki, müşterileri tatmin etmek, yalnız pazarlamanın elinde değildir. İş hayatında bölümler arasında işbölümü (uzmanlaşma) olağan kabul edilmekle beraber, işbirliği hususunda aynı derecede yetenekli olmak kolay değildir. Bu nedenle pazarlamadan beklenilenlerin gerçekleşmesinde, işletmenin üst kademe yöneticilerinin bu pürüzü dikkate alarak hareket etmeleri gereklidir. Fakat bu arada pazarlama bölümü diğer bölümlerin verimliliğine de önem vermelidir. Her bölümün kendi hedeflerini gerçekleştirmeye yönelmesi doğal sayılabilirse de, işletmenin tüm hedeflerine varabilmesi için bu yeterli değildir. Çeşitli bölümler tutumlarını değişik ve kendilerine göre haklı nedenlere dayandırmaktadırlar. Bütün sorun bu haklı tutumun nedenlerinin ve kaynaklarının herkes tarafından bilinmesidir. Bu sağlandıktan sonra, bölümlerin birbirlerine baskı yapma tehlikesi büyük ölçüde azalacaktır.

Son zamanlara kadar işletmelerde üretim bölümü, yönetimde son sözü söyler, müşterilerle dolaylı ya da dolaysız bu bölüm muhatap olurdu. Ekonomik ve teknolojik nedenlerin bir sonucu olan bu durum, önemli rekabet koşullarının ortaya çıkmasıyla giderek değişmekte ve gerçek bir işbölümü ve işbirliğini gerektirmektedir. Pazarlama bölümlerinin faaliyete geçmesiyle asıl hedefin sadece maliyet kontrolü ya da belirli bir fiyatla müşterilerin tatmini olmadığı anlaşılmıştır. Üretim ve finans bölümleri politikalarını saptayarak müşterileri korumaya ve tatmin etmeye çalışırken, pazarlamanın da üretim programlarını bozmaktan, ürün dizaynı ve ürün giderlerini artırmaktan kaçınması gerekir.

Aksamaları önlemek ve gidermek amacıyla birbirine eşit veya bağlı birimlerin eşgüdümlenmesi yatay olarak bölünemeyen bir işlevdir. Bir işletmede beraberce çalışan insanların karakterleri birbirlerine çok az uygun olup, birbirlerine karşı duydukları duygular da çeşitlidir. Bu duygular ilgisizlikten, nefret etmeye kadar değişebilir. Üç ayrı türde üretim yapan bölümler, ürettiklerini birbirlerine bağlı olmadan satış ambarına teslim ediyorlarsa, bu bölümlerin yöneticilerinin arasında az eşgüdümleme bulunması yeterlidir. Örneğin; kimi makinelerin bozulması durumunda birbirlerine karşılıklı yardım etmek vb. gibi.

Yöneticilerin pozisyonu ne kadar yüksek olursa, eşgüdümlemenin önemi de o kadar büyük olur. Örneğin; bir işletmeye yeni bir mamul üretme görevi verildiğinde satın alma, satış araştırma ve geliştirme, teknik planlama, konstrüksiyon, maliyet vb. birimleri beraberce çalışmak zorundadırlar.

Çok kez bir yöneticinin niteliği ve kalitesini belirleyen en önemli öğe, onun eşgüdümleme yeteneğidir. Zamanımızdaki teknik ve ekonomik kurallar eşgüdümleme yeteneğini mutlaka zorunlu kılmaktadır. Ancak, eşgüdümleme yeteneği, yalnız başına yeterli değildir. Bunun yanında birlikte çalışanların birlikte çalışma ve eşgüdümleme isteği de önemli bir rol oynar. Birisi için zor ve anlaşılmaz dendiği zaman, genellikle o birinin uyumlu çalışmaya isteği olmadığı anlaşılır. Böyle kimseler gelişme ve ilerlemeyi önemli bir biçimde olumsuz olarak etkileyebilir. Eşgüdümleme yönetimin görevidir. Astların da bu görevde payı vardır. Her ast yaptığı işin değerinin yaptığı işe olan etkisinin ve katkısının bilincine varmalı ve eylemlerini buna göre eşgüdümlemelidir.

Eşgüdümleme İlkeleri

Yönetim işlevlerinden olan eşgüdümlemenin duyarlı ve düzgün bir biçimde yürüyebilmesi, aynı zamanda etkili olabilmesi için bazı temel ilkelere uyulması zorunluluğu bulunmaktadır. Bu ilkeler ana hatları ile şöyle özetlenebilir:

- Örgüt faaliyetlerinden sorumlu olan kişiler arasında yüz yüze ilişkilerin sağlanması gerekir.

- Herhangi bir sorun ile ilgili bütün konuların karşılıklı etkilerinin neler olacağı düşünülerek, eşgüdümlemeye gidilmelidir.

- Eşgüdümleme bir kez değil, sürekli olarak yapılmalıdır,

- İşletme ve birimleriyle ilgili plan ve programlar oluşturulurken, daha başlangıçta eşgüdümleme sağlanmalıdır.

Çağımızda ilerleyen teknolojiyle birlikte, gittikçe büyüyen ve gelişen işletmelerde yer alan birimlerin yaptıkları işlerin, yüzlerce faaliyetin arka arkaya ve uyumlu olarak birbirlerini izlemeleri gittikçe zorlaşmaktadır. Buna paralel olarak da eşgüdümleme tekniklerinin her geçen gün yenileşmesi ve eşgüdümleme çabalarına daha fazla önem verilmesiyle, söz konusu güçlüklerin kolayca üstesinden gelmek olanakları bulunabilmektedir.

Giderek daha da güçleşen eşgüdümleme işlevinin, örgütsel amaçlar açısından etkili olarak yerine getirilmesi için;

- İşletmede iyi ve basit bir örgüt yapısının oluşturulması,

- İşletme plan ve programlarının uyumlaştırılması,

- İyi bir iletişim sisteminin kurulması,

- Örgüt içinde işbirliği anlayışının geliştirilmesi,

- Hiyerarşik yapı içinde her kademede gönüllü olarak eşgüdümlemenin özendirilmesi,

konularına dikkat edilmesi gerekmektedir (Onal, 1983; 108-110).

Eşgüdümleme Organları

İşletme, irili ufaklı grupların bir topluluğu olduğuna göre, bu grupların, hem kendi içlerinde, hem de aralarında bir uyumun olması gerekir. Örneğin; bir endüstri işletmesinde, makineler, binalar, işgören arasında belli bir uyumun olması gereklidir. Bu bakımdan, örgütü oluşturan her grubun yöneticisi, grubun başarılı ve verimli çalışmasından sorumlu olduğu için, grubun uyumlaştırıcı öğesidir. Örgüt hiyerarşisinin en üst basamağındaki tepe yönetici ise, bir bütün olarak örgütün koordinasyonundan sorumludur.

Eşgüdümleme görevi bir insan eylemidir ve bu görev liderin kişisel eylemi ve tutumuyla başarılır.

Eşgüdümleme Türleri

Eşgüdümleme türleri olarak dikey, yatay ve çapraz eşgüdümleme türleri söz konusudur.

a. Dikey eşgüdümleme: Örgütün farklı kademeleri arasında yapılan uyumlaştırmadır. Gözetim ve denetim araçları ile birlikte yetki devri yoluyla sağlanabilir.

b. Yatay eşgüdümleme: Örgüt hiyerarşisinin aynı düzeyinde bulunan bölümler arasında yapılan eşgüdümlemedir. Bu tür eşgüdümlemede her yönetici kendi bölümünden sorumludur ve dikey eşgüdümlemedeki gibi diğerleri üzerinde yetki kullanma haklan yoktur.

c. Çapraz eşgüdümleme: Küçük işletmelerde eşgüdümleme yapmak kolay iken, örgüt büyüdükçe eşgüdümleme büyük bir sorun halini alır. Proje tipi veya matrix örgütlerde çapraz eşgüdümlemeye gitmek bir zorunluluktur. Çapraz eşgüdümlemede, örgütsel yapıdaki komuta zincirinin yerini projeler için kullanılan özel bölümler alır.

Eşgüdümlemenin Sağladığı Yararlar

Eşgüdümlemenin sağladığı bazı yararlar aşağıdaki gibi özetlenebilir

- Yeni fikirlerin yayılmasına ve gelişmesine olanak verir.

- Sorunlar kime ait oluna olsun, diğer kişiler tarafından da gerçek anlamda anlaşılır.

- Karışıklık ve tekrarlar önlenebilir.

- Mevcut politika, plan ve ilkeler tüm örgüt çatışanları tarafından aynı şekilde anlaşılır.

- İşlerin düzenli bir şekilde yapılması, işgörenlerin şevkini artırır.

Etkili Bir Eşgüdümleme Sağlamanın Yolları

Eşgüdümleme, diğer yönetsel işlevlerin bileşkesi durumunda olan bir işlevdir. Eşgüdümlemenin başarılı bir biçimde yerine getirilebilmesi için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir (Tosun, 1982; 125-127)

a. Yalın bir örgüt:

a.a. Bölümlere ayırma işi, eşgüdümlemeye yardım edecek şekilde yapılmalıdır. Örneğin; aynı anda yapılması gereken işler aynı yönetim birimine verilmelidir. Böylece, eylemleri birbirleriyle ilgili olan bireylerin işleri kolaylaştırılmış olacaktır.

a.b. Görev, yetki ve sorumluluklarda açık ve kesin bir ayrım yapılmalı, kimin, neyi, ne zaman yapacağı açıkça belirtilmelidir.

b. Eşgüdümlenmiş politika ve programlar:

b.a. Planların birbirine uygunluğu sağlanmalıdır. Özellikle farklı kişiler ya da departmanlar tarafından yapılmış planların, birleştirici bir programa bağlanıp, bağlanmadığını denetlemek ve böylece, eşgüdümlemeye daha planlama aşamasında başlamak çok yararlı olur.

b.b. Çalışmanın ve programların süre bakımından ayarlanması çok önemlidir. Bunun için şu yola başvurulabilir: (1) Görevi başarmak için gerekli olan çalışmaları saptamak, (2) Bu çabaları ve özellikle birbirine bağlı bir sıra izleyenleri evrelere ayırıp, her evre için ne kadar süre gerekli olduğunu tahmin etmek, (3) Her adım ve evre için bir başlangıç ve sona erme noktası saptamak. Bunlar, iyi bir eşgüdümleme için gereken süreyi ayarlamaya büyük hizmet ederler.

c. İyi iletişim yöntemleri:

İşlerin gidişinden haberli olmak ve gereken düzeltici işlemlerde bulunabilmek için iyi bir iletişim düzeni gereklidir. Böylece, işletmenin çeşitli bölümlerinde, olan bitenle ilgili bilgiler (yazılı ve sözlü bilgiler) ortak bir noktada toplanmalıdır.

d. Gönüllü eşgüdümlemeye yardım olanakları sağlamak

d.a. Çalışmalarının eşgüdümlenmesi gereken bireylere, ortak noktalarda buluşturacak amaç veya amaçlan aşılamak gerekir. Bir futbol takımında, oyunu kazanma amacı, böyle bir ekip ruhuna örnektir.

d.b. Herkesin benimseyeceği gelenekler ve davranış biçimleri geliştirmek de bu konuda çok yararlıdır. Bireylerin, yeni karar almalarını ve düşünceleri geliştirmelerini gerektirmeyen, otomatikleşmiş davranış biçimlerini kabul etmeye eğilimleri vardır.

d.c. Biçimsel olmayan (informal) ilişkileri güdülemek de eşgüdümlemeye büyük ölçüde hizmet edebilir. Biçimsel kanal ve olanaklar dışındaki ilişkiler ve görüşmeler, yalnız, birçok konuların aydınlanma ve bilinmesine değil, ilgililer arasında anlaşma ve görüş birliğine de yardım eder.

d.d. Kişisel ilişkiler ile fikir ve görüş alış-verişine olanak veren komitelerin kullanılması da, iyi bir eşgüdümleme için çok yararlıdır.

d.e. Yukarıda sayılan öğelerin eksik bıraktığı konuları, astlar, gözetim aracılığı ile tamamlarlar. Bir üst, emrinde çalışanların birbirine zıt olmayan uyumlu çalışmalarda bulunduklarını saptayabilmek için, sürekli bir gözetime gereksinim duyar(İ. Akat, G. Budak,1994, s:248).